Les fonctionnalités et outils de reporting d’un LMS destinés aux entreprises constituent des critères essentiels lors du choix d’un système de gestion de l’apprentissage (LMS). Le défi pour les équipes et les organisations de grande taille consiste toutefois à déterminer quelles fonctionnalités de reporting le système choisi doit impérativement offrir pour les aider à :
- Veiller au respect des exigences en matière de sécurité et de sûreté
- Diffuser du contenu à des publics variés ayant des besoins de formation spécifiques
- Présentez des données claires et compréhensibles aux principales parties prenantes
- Suivre le retour sur investissement de la formation en entreprise
- Mesurer l’engagement des collaborateurs
Face à la multitude d’outils de reporting des LMS disponibles et aux multiples exigences en matière de reporting propres à votre entreprise, savoir à l’avance quels rapports répondront à vos besoins constitue un atout majeur ; vous serez ainsi mieux à même de respecter les exigences de conformité, de communiquer avec les principales parties prenantes et d’optimiser la formation en entreprise afin de stimuler la croissance.
Dans cet article, je vais vous présenter les fonctionnalités et outils de reporting essentiels à prendre en compte lors du choix d’un LMS d’entreprise.
(Pour accéder directement à une fonctionnalité de rapport spécifique, cliquez sur le nom ci-dessous.)
- Exemple : utiliser les rapports du LMS pour stimuler la croissance
- 9 rapports relatifs aux systèmes de gestion de l’apprentissage pour la formation en entreprise et la conformité
- Fonctionnalité n° 1 du LMS en matière de rapports : rapports obligatoires de certification et de conformité
- Fonctionnalité de rapport du LMS n° 2 : taux d’achèvement et progression
- Fonctionnalité n° 3 du LMS en matière de rapports : rapports personnalisés automatisés destinés aux utilisateurs non administrateurs
- Fonctionnalité n° 4 du LMS : engagement des collaborateurs et rappels
- Fonctionnalité n° 5 du LMS : rapports d’activité
- Fonctionnalité n° 6 du système de gestion de l’apprentissage (LMS) : champs de recherche et filtres configurables
- Fonctionnalité n° 7 du LMS : rapports graphiques
- Fonctionnalité n° 8 du système de gestion de l’apprentissage (LMS) : exporter, planifier et partager un rapport
- Fonctionnalité n° 9 du système de gestion de l’apprentissage (LMS) : rapports du tableau de bord et raccourcis de navigation
Avant d’entrer dans les détails, examinons un exemple concret illustrant comment des fonctionnalités de reporting performantes d’un LMS peuvent stimuler la croissance de l’entreprise au sens large…
Exemple : utiliser les rapports du LMS pour stimuler la croissance
Présent dans 20 pays à travers le monde, Glovo, un service de livraison par application mobile, compte plus de 3 400 conseillers du service client répartis dans 15 centres d’appels différents. La demande pour ses services a explosé en 2020.
Disposant d’un effectif élargi composé de prestataires indépendants qui constituent le pilier du service d’assistance aux parties prenantes, Glovo devait s’assurer que ses agents bénéficiaient d’une formation actualisée et adaptée à leur pays, à leur région ou à leur rôle spécifique au sein du service d’assistance.
« Nous étions en pleine expansion et nous devions faire évoluer notre plateforme. » – Miquel Gomez, responsable mondial de la formation.
Malheureusement, les fonctionnalités de reporting imprécises et non évolutives du précédent système de gestion de la formation (LMS) de Glovo ont entravé sa capacité à gérer et à dispenser efficacement des formations à des milliers d’agents.
L’ancienne plateforme d’apprentissage présentait de nombreuses incohérences. Elle ne parvenait pas à communiquer avec précision des informations essentielles (telles que le nombre d’agents ayant passé des tests ou consulté des documents importants).
Après être passé à la plateforme LMS open source Totara Learn, Glovo a toutefois utilisé des fonctionnalités avancées de gestion des publics et de reporting pour évaluer l’efficacité de ses formations.
Cela leur a permis d’adapter leur contenu aux différentes parties prenantes et de mettre en place un système de formation en entreprise efficace (disponible en neuf langues) afin d’accueillir et de former en continu un personnel de plus en plus diversifié, et ce, en pleine pandémie mondiale.
9 rapports relatifs aux systèmes de gestion de l’apprentissage destinés à la formation en entreprise et à la conformité
Avec un système de gestion de l’apprentissage d’entreprise tel que Totara Learn, vous disposez d’une large gamme de modèles de rapports LMS intégrés, ainsi que des outils nécessaires pour créer vos propres rapports personnalisés grâce au générateur de rapports. Vous trouverez ci-après une liste des rapports les plus utiles pour une grande entreprise soumise à des exigences complexes en matière de formation et de reporting.
Fonctionnalité n° 1 du LMS : rapports obligatoires de certification et de conformité
La demande en matière de formation du personnel a plus que doublé au cours des dernières années au sein des grandes entreprises.
Si l’on ajoute à ces exigences de formation déjà très strictes des situations d’urgence ou des changements soudains dans la législation, la réglementation ou les politiques gouvernementales, trouver le temps de suivre ces formations devient un véritable défi tant pour le salarié que pour l’employeur.
Si rien n’est fait, ou si les employés ne sont pas incités à agir, cela se traduit par une augmentation du nombre de formations inachevées, ce qui entraîne une chute vertigineuse des taux de conformité et, dans les cas les plus graves, des sanctions lourdes.
C’est pourquoi les rapports de conformité sont essentiels. Dans Totara Learn, le rapport « Aperçu de l’état d’avancement des certifications » permet de rendre compte de la conformité.
Ce rapport — dont l’envoi par e-mail aux responsables et aux administrateurs de formation peut être programmé à intervalles réguliers — permet aux parties prenantes de suivre et de gérer de manière proactive la conformité ainsi que les autres formations obligatoires, tout en générant des justificatifs de conformité pour un individu, une équipe, un service ou une organisation.
Fonctionnalité de rapport du LMS n° 2 : taux d’achèvement et progression
Lorsque vous travaillez avec des formations obligatoires destinées à répondre à des exigences de conformité, dispenser une formation efficace à vos collaborateurs n’est qu’un premier pas. Vous souhaiterez savoir comment les participants interagissent avec votre formation, et surtout combien d’entre eux la réussissent.
C’est là que le rapport de suivi de formation (l’un des rapports intégrés les plus utilisés de Totara Learn) s’avère très utile.
Ce rapport répertorie tous les utilisateurs inscrits à une formation, en indiquant les activités requises pour valider la formation ainsi que l’état global de validation de celle-ci.
Pour gérer plus en détail les données de suivi de progression — ce que font souvent la plupart des grandes organisations —, vous pouvez utiliser l’éditeur de suivi de progression de Totara Learn afin de consulter et de modifier les rapports de suivi de progression de manière très détaillée.
Regardez le tutoriel vidéo ci-dessous pour découvrir le fonctionnement des rapports de suivi de formation de Totara Learn.
Fonctionnalité n° 3 du LMS en matière de rapports : rapports personnalisés automatisés destinés aux utilisateurs non administrateurs
À quand remonte la dernière fois où votre service ou votre entreprise a dû adapter ses procédures de reporting ou ses formations en interne pour se conformer à de nouvelles exigences ou réglementations ?
Confronté à la nécessité de se conformer aux nouvelles réglementations régionales en matière de sécurité et d’accessibilité, Subaru, utilisateur de Totara, devait améliorer son système de reporting et de formation en entreprise.
Pour ce faire, ils ont eu recours aux rapports automatisés de Totara Learn.
Grâce aux fonctionnalités de reporting de niveau entreprise de Totara Learn et à une extension du produit, Subaru a créé un rapport personnalisé permettant de suivre et d’afficher le temps total consacré aux formations en ligne et aux formations animées par un formateur, se conformant ainsi à la nouvelle législation de la province de Québec en matière de reporting.
La diffusion automatisée des rapports et leur intégration au format HTML ont également permis à Subaru de fournir facilement des rapports concis et exploitables à tous les acteurs concernés, qu’il s’agisse des concessionnaires, des responsables sur le terrain ou même de la direction de l’entreprise.
Comme le montre l’exemple de Subaru, les lois en matière de conformité et les exigences réglementaires évoluent. Lorsque c’est le cas, les obligations de déclaration, qui sont déjà assez complexes et variées au sein des grandes organisations, font l’objet d’un examen minutieux.
Différents postes et équipes peuvent soudainement se voir attribuer de nouveaux objectifs spécifiques, des formations, des exigences réglementaires et même des méthodes d’évaluation des performances. Cela signifie qu’un large éventail d’utilisateurs non administratifs — tels que les responsables de terrain, les formateurs et les cadres dirigeants — doivent fréquemment consulter des rapports complexes à l’échelle de l’entreprise, adaptés à leurs priorités et aux performances de leur service.
Dans Totara Learn, grâce à la personnalisation des rapports et aux fonctionnalités hiérarchiques, il est possible de créer des rapports pertinents destinés aux utilisateurs internes et externes non administrateurs, qui peuvent y accéder instantanément.
Ces rapports s’appliquent à l’échelle de l’ensemble du site. Plutôt que de se concentrer sur une formation spécifique, ils permettent de recueillir et de mettre en évidence les données essentielles nécessaires pour évaluer la conformité, les compétences et la formation en entreprise au sein de l’ensemble de l’organisation.
Fonctionnalité n° 4 du LMS : engagement des collaborateurs et rappels
Au sein d’une grande entreprise, trouver le temps de suivre les formations obligatoires en matière de conformité constitue un véritable défi qu’il convient de relever afin d’éviter les sanctions liées au non-respect des obligations.
Cela se fait très facilement à l’aide d’un rapport LMS, comme les rapports sur les participants aux formations dans Totara Learn. Le rapport sur les participants aux formations vous permet de mesurer l’engagement des apprenants et d’inciter ceux qui prennent du retard à mener à bien les tâches de formation importantes.
Voici un exemple illustrant comment Deloitte Accountancy a utilisé cette fonctionnalité pour motiver les apprenants en retard et améliorer les taux de réussite de sa formation en compétences relationnelles, qui a remporté un Totara Award:
Fonctionnalité n° 5 du LMS : rapports d’activité
Le rapport d’activité indique la date de la dernière consultation d’une activité ainsi que le nombre de consultations qu’elle a générées.
En mettant en évidence les activités les plus – ou les moins – populaires, cette fonctionnalité de reporting de la plateforme LMS vous permet d’évaluer rapidement les progrès réalisés, de prendre des décisions importantes et d’identifier les goulots d’étranglement au sein de vos formations d’entreprise.
Dans Totara Learn, vous pouvez accéder à davantage de données sur des activités spécifiques, car celles-ci disposent de leurs propres fonctions de rapport.
Si vous souhaitez connaître le nombre de personnes qui accèdent à une activité SCORM liée à la réanimation cardio-pulmonaire ou à l’hygiène, par exemple, vous pouvez consulter une série de rapports qui fournissent des informations sur les tentatives, des données visuelles et des renseignements plus détaillés sur la manière dont les apprenants interagissent avec les éléments de l’objet SCORM, ainsi que sur le fait de savoir s’ils ont tenté de répondre à un quiz et s’ils l’ont réussi.
Fonctionnalité n° 6 du LMS en matière de rapports : champs de recherche et filtres configurables
Consulter un rapport est une chose. L’interpréter, en revanche, en est une autre. Comme nous l’avons mentionné précédemment, les différentes parties prenantes chercheront à tirer de ce même rapport différents types de données et d’enseignements.
C’est là qu’un LMS doté de champs de recherche et de filtres configurables dans ses rapports (ajoutés par un administrateur de Totara Learn) peut s’avérer utile pour parcourir et interpréter différents types de données.
La configuration du contenu pour les paramètres des rapports permet également à plusieurs utilisateurs de consulter un même rapport à l’aide de filtres. Cela signifie que les différentes parties prenantes qui consultent un même rapport partagé verront s’afficher des données et des informations préalablement filtrées, qui les concernent directement.
Fonctionnalité n° 7 du LMS : rapports graphiques
Les fonctionnalités graphiques de reporting des LMS constituent un atout inestimable pour toute entreprise, car elles permettent aux parties prenantes d’identifier précisément les problèmes liés à la formation et d’analyser, de traiter et de partager instantanément les données.
Cela permet de renforcer plus facilement la conformité, de gérer les performances des collaborateurs et de tenir toutes les parties prenantes concernées informées.
Dans Totara Learn, vous pouvez visualiser les rapports sous plusieurs formats. À titre indicatif, vous trouverez ci-dessous différents exemples illustrant comment un rapport sur l’état d’avancement d’une certification peut être converti en :
Diagramme circulaire :
Diagramme à barres horizontales :
Diagramme de surface :
Diagramme en anneau :
Fonctionnalité n° 8 du LMS : exporter, programmer et partager un rapport
Parmi les autres fonctionnalités de reporting des LMS, plus modestes mais tout aussi importantes pour la formation en entreprise, figurent la possibilité d’exporter, de programmer et d’envoyer des rapports.
Totara Learn rend toutes ces opérations simples et efficaces. En quelques clics, vous pouvez exporter n’importe quel rapport au format :
- CSV
- CSV (optimisé pour Excel)
- fiche Excel
- ODS
- PDF en mode paysage
- PDF en mode portrait
Pour les rapports que vous devez générer régulièrement, comme les taux d’achèvement mensuels d’une activité SCORM (test) essentielle, il vous suffit de configurer le rapport pour qu’il s’exécute à une heure précise ou à une fréquence donnée, de choisir le format dans lequel vous souhaitez le recevoir, puis de le programmer.
Il est également possible de programmer l’envoi de rapports par e-mail, que ce soit à vous-même ou à d’autres personnes.
Fonctionnalité n° 9 du LMS : rapports du tableau de bord et raccourcis de navigation
Il est très pratique de pouvoir extraire rapidement des données grâce à des rapports riches en informations et à des graphiques. Cependant, la création de rapports, voire la navigation entre différents rapports, peut s’avérer une tâche trop technique ou trop chronophage pour des parties prenantes très occupées.
Mais que diriez-vous de pouvoir afficher les rapports les plus courants et les plus utiles sur une page d’accueil afin de les rendre plus accessibles aux utilisateurs concernés ?
Grâce aux blocs « Rapport » et « Graphique de rapport » intégrés aux tableaux de bord de Totara Learn, vous pouvez.
Une fois configurés, les tableaux de bord facilitent la vie tant des apprenants que des administrateurs et des parties prenantes. Ils constituent un espace de navigation central, personnalisé et personnalisable qui accueille les utilisateurs dès leur connexion.
Il est également possible de configurer plusieurs tableaux de bord afin d’offrir à différents utilisateurs des options de navigation différentes.
Par exemple, vous pouvez créer des tableaux de bord distincts pour les différents rôles clés de votre système (tels que les apprenants, les formateurs, les administrateurs de site et les parties prenantes), afin de leur permettre d’accéder facilement aux informations et fonctionnalités importantes.
Les parties prenantes apprécieront les modules présentant les taux d’achèvement ou les certifications pour des formations spécifiques. Les apprenants, quant à eux, apprécieront les modules présentant leurs derniers apprentissages, les présentations générales des formations et les prochains séminaires.
Des fonctionnalités de reporting pour les organisations agiles d’aujourd’hui
Et voilà ! En accordant la priorité aux fonctionnalités et outils essentiels de reporting d’un LMS d’entreprise présentés ci-dessus, vous mettez toutes les chances de votre côté pour assurer le succès de vos programmes de formation en entreprise.
Comme nous l’avons constaté chez bon nombre de nos clients, ces fonctionnalités constituent des outils de transformation qui permettent aux grandes (et petites) entreprises d’améliorer l’efficacité de leurs formations, de garantir la conformité, de s’adapter efficacement à la numérisation et de gérer les performances de leurs collaborateurs.
Si vous vous demandez encore de quelles fonctionnalités et de quels outils de reporting vous avez besoin, commencez par vous tourner vers vos ressources internes. Discutez avec vos parties prenantes, vos formateurs et vos administrateurs système. Et n’oubliez pas que, même si Totara Learn offre de puissantes fonctionnalités de reporting prêtes à l’emploi, vous pouvez personnaliser les modèles et les fonctionnalités de rapports afin de répondre précisément à vos besoins : la souplesse et l’adaptabilité sont deux autres avantages clés dont vous bénéficiez avec les produits Totara.
Pour en savoir plus, veuillez contacter notre équipe. Vous pouvez également consulter la liste complète des fonctionnalités et outils de reporting de Totara Learn.
